কলকাতা: নতুন বছরের শুরুতেই পশ্চিমবঙ্গের রাজ্য (West Bengal government)সরকারি কর্মচারীদের জন্য সামনে এল একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ আপডেট। বাড়িভাড়া ভাতা বা হাউস রেন্ট অ্যালাউন্স (HRA) সংক্রান্ত নিয়মে বড়সড় পরিবর্তন এনেছে রাজ্য সরকার।
অর্থ দফতরের জারি করা সাম্প্রতিক নির্দেশিকা অনুযায়ী, এবার থেকে আর অফলাইনে নয়, সম্পূর্ণ অনলাইন পদ্ধতিতে জমা দিতে হবে HRA ডিক্লারেশন। ফলে সরকারি কর্মীদের দীর্ঘদিনের ঝামেলাপূর্ণ প্রক্রিয়া অনেকটাই সহজ হতে চলেছে।
রাজ্য সরকারের নিয়ম অনুযায়ী, প্রতি বছর জানুয়ারি এবং জুলাই মাসে সরকারি কর্মচারীদের HRA ডিক্লারেশন জমা দেওয়া বাধ্যতামূলক। এতদিন এই প্রক্রিয়াটি ছিল সম্পূর্ণ ম্যানুয়াল বা অফলাইন। ফর্ম পূরণ করে দফতরে জমা দেওয়া, অনুমোদনের জন্য অপেক্ষা সব মিলিয়ে সময় ও পরিশ্রম দুটোই বেশি লাগত। এবার সেই পুরনো ব্যবস্থার বদলে আধুনিক প্রযুক্তিনির্ভর ব্যবস্থা চালু করল নবান্ন।
ডাক বিভাগে সরকারি চাকরির সুযোগ, শীঘ্রই আবেদন করুন
অর্থ দফতর জানিয়েছে, এখন থেকে রাজ্য সরকারি কর্মীরা বাড়িতে বসেই WBIFMS (West Bengal Integrated Financial Management System) পোর্টালের মাধ্যমে অনলাইনে HRA ডিক্লারেশন জমা দিতে পারবেন। এতে যেমন সময় বাঁচবে, তেমনই স্বচ্ছতা ও দ্রুততার সঙ্গে পুরো প্রক্রিয়া সম্পন্ন হবে বলে আশা করা হচ্ছে।
এই অনলাইন ডিক্লারেশন করতে হলে প্রথমে কর্মচারীকে WBIFMS পোর্টালে লগইন করতে হবে। লগইনের জন্য প্রয়োজন হবে ব্যক্তিগত Employee ID এবং Password। লগইন করার পর ‘My Application’ অপশনে ক্লিক করতে হবে। সেখান থেকে ‘Employee HRA Declaration’ সাব-মেনুটি নির্বাচন করলেই ডিক্লারেশন ফর্মটি খুলে যাবে।
ফর্ম খোলার পর কর্মচারীদের প্রথমেই নিজের বৈবাহিক অবস্থা অনুযায়ী তথ্য দিতে হবে। অবিবাহিত কর্মচারীদের ক্ষেত্রে প্রক্রিয়াটি সবচেয়ে সহজ। তাঁরা কোনও অতিরিক্ত তথ্য না দিয়ে সরাসরি ‘Save & Forward to Approver’ বোতামে ক্লিক করলেই ডিক্লারেশন জমা হয়ে যাবে।
বিবাহিত কিন্তু যাঁদের স্বামী বা স্ত্রী চাকরিজীবী নন, তাঁদের ক্ষেত্রে ফর্মে “My wife/husband IS NOT IN SERVICE…” অপশনটি নির্বাচন করতে হবে। এরপর ‘Save & Forward to Approver’ ক্লিক করলে আবেদন সম্পন্ন হবে। আর যাঁরা বিবাহিত এবং যাঁদের স্বামী বা স্ত্রী চাকরিজীবী, তাঁদের ক্ষেত্রে কিছু অতিরিক্ত তথ্য দিতে হবে।
স্বামী বা স্ত্রীর অফিসের নাম ও ঠিকানা, বর্তমান বেতন এবং তিনি কত টাকা HRA পান এই সমস্ত তথ্য সঠিকভাবে ফর্মে পূরণ করতে হবে। সব তথ্য দেওয়ার পর ‘Save & Forward to Approver’ বোতামে ক্লিক করলেই আবেদন জমা হয়ে যাবে।
ডিক্লারেশন সফলভাবে জমা হলে স্ক্রিনে একটি কনফার্মেশন মেসেজ দেখা যাবে। সেখানে সংশ্লিষ্ট DDO (Drawing and Disbursing Officer) কোড উল্লেখ থাকবে, যা ভবিষ্যতের জন্য সংরক্ষণ করে রাখার পরামর্শ দিচ্ছেন আধিকারিকরা। যদিও অনলাইন ব্যবস্থাকেই অগ্রাধিকার দেওয়া হয়েছে, তবে বিশেষ পরিস্থিতিতে অফলাইন ব্যবস্থাও চালু রাখা হয়েছে। যদি কোনও কর্মচারী যান্ত্রিক ত্রুটি বা প্রযুক্তিগত সমস্যার কারণে অনলাইনে আবেদন করতে না পারেন, সেক্ষেত্রে নির্ধারিত ফর্ম ডাউনলোড করে তা পূরণ করে DDO-র দফতরে জমা দেওয়ার সুযোগ থাকছে।
সরকারি নিয়ম অনুযায়ী, বছরে দু’বার জানুয়ারি ও জুলাই মাসে এই HRA ডিক্লারেশন জমা দেওয়া বাধ্যতামূলক। নির্ধারিত সময়ের মধ্যে ডিক্লারেশন জমা না পড়লে বাড়িভাড়া ভাতা সংক্রান্ত জটিলতা তৈরি হতে পারে। তাই রাজ্য সরকারি কর্মচারীদের সময়মতো নতুন নিয়ম মেনে অনলাইন ডিক্লারেশন সম্পন্ন করার পরামর্শ দেওয়া হচ্ছে।
